Le système d'information documentaire a complètement été réinformatisé :  c'est un catalogue de plus de 140 millions d'unités documentaires (livres, ebooks, journaux papier et électroniques, thèses, articles, cours ...) disponibles pour les 123 000 étudiants et 73 000 enseignants-chercheurs du site : la nouvelle version du logiciel Archipel est active depuis le mardi 5  juin 2018.

Le réseau des bibliothèques de l'Université Fédérale est composé de 9 établissements, qui comprend environ 50 bibliothèques physiques réparties sur 8 villes.

Le réseau et son utilisation partagée d'un même système d'information documentaire existent depuis 1995. Constitué à l'origine des universités toulousaines, de Toulouse-INP et de l'INSA, ce réseau s'est progressivement étendu à Champollion, l'ISAE, Mines Albi et l'ENAC.

Dès 2009 la question d'une évolution vers un système qui prenne mieux en compte l'évolution de la documentation (prise en compte du numérique en particulier) et des besoins des usagers s'est posée à Toulouse et dès 2010 s'est intégrée dans une réflexion similaire menée au niveau national par l'ABES.

Dès lors de 2010 à 2016 le projet a suivi le rythme national :

2010-2014 : phase d'étude

2014-2016 phase pilote, avec à chaque fois une importante participation du réseau toulousains (10 ETP sur les 3 ans de la phase pilote par exemple).
En 2017, un marché a été lancé conjointement avec la bibliothèque interuniversitaire de Montpellier qui dessert les universités montpelliéraines et la BU de Nîmes. À noter que la BU de Perpignan vient de choisir le même système que l'Université Fédérale, tous les établissements de l'ESR d'Occitanie auront le même outil dès 2018-2019.

Archipel, l'interface qui permet d’explorer toutes les ressources imprimées et électroniques disponibles dans les bibliothèques du réseau de l’Université de Toulouse.

Il sera également possible désormais de consulter les ressources électroniques propres à chaque établissement grâce à une page d’accueil personnalisée.

Outre les fonctionnalités déjà existantes (consultation des prêts en cours et renouvellement de ceux-ci, réservation), la nouvelle version d’Archipel permettra de bénéficier de services supplémentaires : affichage en français ou en anglais, enregistrement et export d’une sélection de notices, création d’un flux RSS, historique de recherche et possibilité pour les bibliothécaires d’informer directement les usagers du suivi d’une demande particulière.

Aboutissement d’un projet de plusieurs années ayant mobilisé les équipes des bibliothèques du réseau et piloté par le Service Interétablissements de Coopération Documentaire (SICD), cette nouvelle interface est la partie visible d’un travail de longue haleine pour réaliser la migration et la mise à jour d’une masse extrêmement importante de données entre deux systèmes informatiques de conception technique différente.

Les bibliothèques du réseau ainsi que le SICD ont, malgré ce changement technologique conséquent, tout mis en œuvre pour que celui-ci soit transparent pour les usagers et minimiser le temps d’indisponibilité techniquement nécessaire d’une partie des services liés au catalogue.

En effet, parmi les services qui connaîtront quelques perturbations, il est important de noter que :

* Le service de réservation en ligne sera interrompu dès le 14 mai pour une reprise le 5 juin.

* Le prêt et le retour des documents s’effectueront normalement jusqu’au 31 mai au soir.

* Entre le 1^er et le 4 juin, le prêt sera toujours possible. Les retours des documents seront acceptés dans les bibliothèques mais non enregistrés, sans que cela entraîne pour les lecteurs des blocages pour retard.

* les bibliothèques ou les bureaux de prêt dans certaines bibliothèques seront fermés le 5 juin matin, le temps de procéder aux derniers enregistrements de données entre l’ancien et le nouveau système.

> Utiliser le service Une Question ? pour répondre aux besoins des usagers et les accompagner dans la découverte d’Archipel nouvelle version.

> consultez le catalogue en ligne